5 métodos para a gestão de tempo em projetos de engenharia

Ao longo dos anos, os pesquisadores desenvolveram diversos métodos de gestão de tempo replicados por profissionais em seus modelos de negócios. Cada um deles oferece diferentes abordagens para organização, priorização e execução de tarefas. A escolha do modelo ideal – em se tratando de engenharia – vai depender de vários critérios, como as necessidades da própria equipe de trabalho. Exploramos o assunto neste artigo do Engenharia 360. Confira!

A importância da gestão de tempo em engenharia

A gestão de tempo (eficiente) é um dos maiores segredos do sucesso em engenharia, sendo um diferencial entre projetos lucrativos e que geram prejuízos. Cada minuto conta no trabalho, do escritório ao canteiro de obras. E neste contexto, só domina o tempo aquele que sabe lidar com as atividades com eficiência e inteligência, priorizando tarefas e eliminando gargalos, garantindo que as coisas sejam feitas dentro do período estimado com rigor – claro, sem pôr em jogo a qualidade dos serviços prestados.

Enfim, podemos dizer que a gestão do tempo deve ser vista não como uma prática opcional, mas como uma necessidade fundamental. Com o uso adequado de certas ferramentas – somada à adoção de boas práticas diárias -, seria possível ainda melhorar a qualidade dos serviços, promover a saúde mental e alcançar melhores resultados no ambiente de trabalho.

5 métodos de gestão de tempo para engenheiros

O Engenharia 360 quer lhe ajudar nessa missão de cuidar do seu tempo para melhorar seus negócios em engenharia. Preparado? Confira as particularidades de cada um dos métodos a seguir; eles oferecem abordagens diferentes para otimizar produtividade e garantir o sucesso de projetos.

1. Método Pomodoro

O Método Pomodoro foi criado na Itália nos anos de 1980. Trata-se de uma técnica que busca melhorar o foco e a concentração, e consequentemente a produtividade. Basicamente, consiste em dividir o tempo por meio de ciclos de trabalho ou “pomodoros” (25 minutos) e pausas curtas (5 minutos). Aliás, após quatro desses ciclos, indica-se um intervalo mais longo (30 minutos). Segundo cientistas, esse processo ajuda a manter a mente mais fresca e produtiva, evitando a exaustão.

Pode não parecer, mas esse método até funciona bem em engenharia, ajudando os profissionais a manterem a atenção aos detalhes – sobretudo atividades repetitivas, como controle de materiais, vistorias e conferências de qualidade.

2. Metodologia GTD

Outra metodologia bem vantajosa para os engenheiros pode ser a GTD, que significa ‘Getting Thing Done’. Ela foi desenvolvida pelo norte-americano David Allen e consiste em trabalhar para a redução do estresse e da ansiedade, causados pela sobrecarga de tarefas. Para isso, seria preciso organizar todas as tarefas em um sistema coerente. Eis qual seria a sequência de ações: coletar informações, processar dados, organizar, revisar e executar serviços, tudo isso seguindo uma lista ordenada de prioridades.

A saber, a GTD permite que os engenheiros tenham uma visão geral de seus compromissos e evitem a procrastinação ou a sensação de estar perdido em um mar de responsabilidades. De fato, essa metodologia se mostra bastante vantajosa quando se lida com múltiplos projetos simultaneamente e prazos apertados. Tem-se um panorama claro de todas as demandas e, assim, pode-se focar no que importa e delegar o que for possível.

3. Método Kanban

O Método Kanban se originou do ‘Sistema Toyota de Produção’; é bastante ágil, mas também flexível no gerenciamento de tarefas. De modo geral, ele divide o processo de execução das tarefas em “a fazer”, “fazendo” e “feito” (geralmente representados por cartões movidos de uma colina para outra em uma tabela). Essa visualização do fluxo de trabalho permite aos engenheiros entender como avançar nos seus planos de forma contínua e eficiente. 

O Kanban é perfeito para orientar o trabalho de diferentes equipes que precisam coordenar suas atividades. Essa forma de organização das tarefas permite uma comunicação mais clara e uma melhor alocação de recursos.

4. Timeboxing

O Timeboxing é bastante semelhante ao primeiro item desta lista, o Método Pomodoro. Porém, essa técnica de gestão de tempo impõe limites mais rigorosos para a execução de tarefas. À vista disso, elas são divididas em blocos de tempo fixos, com início e fim pré-determinados, exigindo que tudo seja concluído dentro do prazo. O problema é que, para isso, o profissional deverá ter muita disciplina e foco, evitando ao máximo as distrações. 

Uma dica: ajuda muito, nesse caso, a elaboração de relatórios, conferência de documentos e revisões de planos de obra.

5. Matriz de Eisenhower

Já pelo nome, você pode adivinhar. Sim, essa matriz foi elaborada pelo ex-presidente norte-americano, Dwight Eisenhower, visando traçar um plano de governo que priorizasse tarefas com base em sua importância e urgência. Desse jeito, elas foram divididas em quatro quadrantes: “importante e urgente”, “importante, mas não urgente”, “não importante, mas urgente” e “não importante e urgente”.

Isso pode ajudar os engenheiros a fazer a gestão de tempo, minimizando desperdícios de esforços naquilo que não trará grandes impactos no final.

Dicas essenciais de gestão de tempo para engenheiros

Como dissemos no começo deste texto, além de seguir um ou mais métodos de gestão de tempo, você, engenheiro, deve adotar práticas complementares em seu dia a dia para otimizar produtividade e garantir sucesso dos projetos. Segue alguns exemplos:

• Delegue tarefas: Todo engenheiro habilidoso sabe delegar tarefas, liberando seu valioso tempo para atividades mais estratégicas. Afinal, não se pode controlar todos os aspectos de um projeto. Mas lembre-se de repassar responsabilidade apenas aos membros mais qualificados de sua equipe.
• Concentre-se nas tarefas mais importantes: Os especialistas chamam isso de Princípio de Pareto ou regra 80/20, onde 20% das suas ações geram 80% dos resultados. Portanto, concentre-se naquilo que realmente importa, delegue as demais tarefas ou as adie para um momento mais oportuno.
• Aprenda a dizer “não”: A sobrecarga de tarefas é comum, mas aprender a fazer recusas pode evitar que você assuma mais responsabilidades do que pode lidar. Isso ajuda a manter o foco nas atividades prioritárias e a evitar distrações.
• Debata a agenda com sua equipe: Mantenha seu espaço físico de trabalho organizado e sua agenda também. Realize reuniões periódicas com seus colegas para estabelecer ações e definir prazos. E seria interessante, ao final do dia, revisar as tarefas executadas, planejando o dia seguinte, identificando oportunidades de melhoria.
• Acompanhe seu tempo: Utilize ferramentas de rastreamento, como Toggl e RescueTime, para monitorar seu desempenho e realizar a gestão de tempo de maneira eficiente. Existe uma boa lista de softwares e aplicativos que podem facilitar o acesso a documentos e a comunicação entre equipes, evitando erros, reduzindo custos e garantindo a transparência dos projetos executados.

Dica bônus | Invista na sua educação profissional

A saber, investir em educação capacita o engenheiro com habilidades de gestão e otimização de processos, resultando em maior eficiência e melhor aproveitamento do tempo.

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Veja Também: 5 aplicativos para te ajudar na organização de tempo e tarefas

Fontes: Autodoc, MKS Soluções Integradas.

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